Genehmigungs-Workflow-Management
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen des Genehmigungs-Workflows in Ihrem Unternehmen. Wir schauen, ob Prozesseinsparungen des Identity und Access Management möglich sind.
Die Abbildung von Genehmigungs-Workflows in IT-Systemen spart Ihnen viel Zeit und manuelle Papierarbeit. Genehmigungsprozesse können schnell und übersichtlich abgewickelt werden. Außerdem können Anforderungen an das Compliance-Management besser berücksichtigt werden.
Damit Sie Genehmigungs-Workflows optimal nutzen können, empfehlen wir Ihnen, sich im Vorfeld mit dem Thema Organisations-Management auseinanderzusetzen.
Abbildung des Genehmigungsprozesses
Workflow und Prozess
Im Gegensatz zu einem Prozess, der angestoßen wird und ein Ergebnis liefert, wird bei einem Workflow eine Reihe von Aktionen ausgeführt. Um die jeweils nächste Aktion auszulösen, wird eine Eingabe benötigt.
Im Schaubild ist nun der Genehmigungsprozess eines Geschäftsprozesses schematisch dargestellt. Dieser Geschäftsprozess wird häufig innerhalb eines Drittsystems, wie beispielsweise dem Einkaufssystem oder dem Vertriebssystem, dargestellt.
Damit Workflows dynamisch erzeugt werden können, müssen Prozess, Organisationsstruktur und Rollen in diesem Drittsystem abgebildet werden.
Herausforderungen
Die Herausforderungen bei der Umsetzung sind u.a. die folgenden:
- Wie erhält das Drittsystem die Information?
- Wer darf überhaupt Genehmigungsanträge stellen?
- Wer ist der richtige Genehmiger für einen bestimmten Geschäftsprozess?
Häufig kommt es zu Veränderungen der Genehmiger (Manager).
Bei der Optimierung der Geschäftsprozesse kann das Identity und Access Management von enormer Bedeutung sein. Befinden sich beispielsweise im Unternehmensdirectory (häufig Active Directory) die Informationen zu Rollen und Eigenschaften der Anwender, können diese Informationen von Drittsystemen einfach (z.B. LDAP, SAML) genutzt werden. Das beschleunigt enorm die Geschäftsprozesse in den Drittsystemen und führt zu einer höheren Datensicherheit.
Nicht nur Identity Workflows
Vielfach wird sich im Zusammenhang mit Identity Management Systemen bei Workflows auf die reinen Identitäts-Workflows konzentriert.
Das ist häufig zu kurz gedacht.
Die FirstAttribute schaut, ob Prozesseinsparungen des Identity und Access Management möglich sind. Durch diese Betrachtung erhöht sich der Nutzen von Identity und Access Management im Unternehmen enorm. Identity Management hat keinen Selbstzweck. Es soll einen Nutzen haben und damit einen Mehrwert für das Unternehmen erzeugen.
Identity Management als Informationslieferant
Ob für die Umsetzung ein komplexes Identity Management System oder Ihr Active Directory mit Zusatzkomponenten ausreicht, kann nicht pauschal beantwortet werden. Diese Entscheidung sollten Sie dann treffen, wenn die Anforderungen an die Genehmigungs-Workflows klar auf der Hand liegen.
Vorgehensweise der FirstAttribute
Zunächst analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an Genehmigungs-Workflows in Ihrem Unternehmen. Sollten sich die Anforderungen nur auf das Thema Identity und Access Management beschränken, prüfen wir, welche technische Lösung am besten geeignet ist.
Technische Lösungsmöglichkeiten für Genehmigungs-Workflows sind:
- Standardmittel (z.B. SharePoint)
- Service Desk Werkzeug
- Identity Management System
Jede dieser Lösungsmöglichkeiten hat seine Vor- und Nachteile. Bei unseren Kunden haben wir bereits die verschiedensten Lösungen implementiert, kombiniert oder angepasst.
Nach der Prozess- und Genehmigungsprozessoptimierung des Identity und Access Managements führen wir häufig im zweiten Step eine Art Genehmiger-Informationskomponente ein. Technisch handelt es sich dabei häufig um einen Web-Service oder eine SAML-Anbindung einer Drittanwendung.
Somit erhalten Sie einen Mehrfachnutzen durch die Automatisierung von Genehmigungs-Workflows:
- Optimierung des Identity und Access Management Prozesses
- Optimierung der Geschäftsprozesse
Die zweite Thematik führt häufig zum größeren Nutzwert für das Unternehmen und spart Kosten und Aufwendungen in erheblichem Maße ein.
Dynamische Generierung von Genehmigungs-Workflows
Es kann notwendig sein, dass mehrere Verantwortliche zustimmen müssen, bevor eine Genehmigung erteilt wird. Wenn Sie mehrere Genehmiger benötigen, lässt sich der entsprechende Genehmigungs-Workflow auch dynamisch erzeugen. Technisch gesehen, haben Sie die Möglichkeit Regeln anzulegen, wie Sie es sonst für eine Bestellanforderungen auf Papier tun.
Alle betreffenden Manager bekommen dann nach und nach eine Genehmigungsaufforderung.
Beispiel: Dynamischer Workflow einer Bestellung
Meldet ein Mitarbeiter einen Bedarf auf eine Kostenstelle an, beginnt der Genehmigungs-Workflow für die Freigabe der Bestellung.
Zuerst bekommt die Manager-Rolle (der entsprechenden Organisationseinheit) eine Freigabeaufforderung, der die Kostenstelle zugeordnet ist.
Die Bestellung:
| Kostenstelle | 12345 |
| Inhalt | Anpassung eines IT-Systems |
| Kosten | 30.000 Euro |
Freigabegrenzen:
| Limit 2 | 50.000 Euro |
| Limit 3 | 10.000 Euro |
| Limit 4 | 2.000 Euro |
Basierend auf der Kostenstelle und dem Verknüpfen der Manager und Betragsgrenzen wird ein dynamischer Genehmigungs-Workflow für drei Ebenen erzeugt.
Bei einer Bestellung im Wert von 30.000 Euro müssen im Beispiel also drei Vorgesetzte zustimmen. Üblicherweise genehmigt zunächst der Vorgesetzte mit der niedrigsten Freigabegrenze (hier: Limit 4 / 2.000 €). Im Anschluss an eine positive Freigabe erhält der nächsthöhere Manager eine Genehmigungsanfrage und so weiter.
Vorteil der mehrstufigen Genehmigung
Zunächst prüfen die Verantwortlichen auf der unteren Ebene die Bestellung. Falls der Betrag deren Freigabegrenze übersteigt, können Sie bereits auf unpassende Anfragen reagieren und die Bestellung ablehnen. Abhängig von ihren Anforderungen, kann eine Bestellung bereits auf unterster Ebene komplett abgelehnt werden. Manager auf höheren Ebenen werden dadurch entlastet.
Zeitpunktgesteuerte Genehmigungsprozesse mit FirstWare IDM-Portal
Mit der IDM-Automation Software der FirstAttribute steuern Sie genehmigungspflichtige Prozesse über eine anwenderfreundliche Web-Oberfläche.
Der Prozessablauf wird Schritt für Schritt in der IDM-Automation Software hinterlegt:
- der Anwender gibt Datenänderungen ein
- Manager 1 prüft und bestätigt
- Manager 2 kontrolliert und genehmigt
- Manager 3 gibt Datensatz frei
Alle User-Interaktionen laufen automatisch ab.
Keyuser werden involviert und vollständig informiert.
Das FirstWare IDM-Portal mit IDM-Automation bietet Ihnen eine vielfache automatisierte Arbeitserleichterung. Sie binden wichtige Entscheider ein und delegieren Genehmigungsanträge. Gleichzeitig entlasten Sie die IT-Administration und bauen ein zusätzliches Sicherheitsnetz bei der Berechtigungsvergabe.
Weitere Infos
Wir unterstützen Sie konzeptionell und technisch bei der Umsetzung von Workflows und der Automatisierung von Prozessen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr zum Thema oder unseren Referenzen wissen möchten.
