Optimierte Verwaltung von Microsoft Teams
Optimierte Verwaltung von Microsoft Teams: Schnelle und kurze Kommunikation, gemeinsames Arbeiten, Zusammenführen von unterschiedlichen Kompetenzen. Teams macht digitale Teamarbeit einfacher – aber wie macht man Teams einfacher?
Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Was ist Microsoft Teams?
Einfach ausgedrückt ist Microsoft Teams der Ort der Zusammenarbeit in M365. Alle Chats, Online-Meetings, Dateien und Apps Ihres Teams werden an einer zentralen Stelle verwaltet.
Microsoft Teams ist derzeit eine der am stärksten wachsenden Anwendungen im Bereich Microsoft 365. Es soll eine teamorientierte Arbeitsweise und Kollaboration im Unternehmen stärken.
Aktuell nutzt jeder fünfte M365 Anwender Teams – mit steigender Tendenz.
Einordnung: Wann verwende ich welches MS-Tool?
Teams wurde gestartet, um der Kommunikationsanwendung Slack etwas entgegenzusetzen. Microsoft bietet aber auch andere Anwendungen an, die ähnliche Funktionen wie Microsoft Teams haben. Es ist daher schwierig, sie gut zu unterscheiden.
In der folgenden Tabelle haben wir grob die Anwendungsbereiche der MS-Tools zusammengefasst:
| Outlook: | Formelle E-Mail-Kommunikation |
| Yammer: | Für große Organisationen, um die Mitarbeiter einzubeziehen (Facebook-ähnlich) |
| Kaizala: | Insbesondere in Schwellenländer und für sehr spezifische Szenarien |
| Share Point: | Kollaboration mit strukturierten Daten (z.B. Listen, Dateiablagen) |
| Planner: | Für das Aufgabenmanagement über Zeiträume mit mehreren Personen |
| ToDo: | Tägliche Aufgabenverwaltung, Checklisten (ehemals Wunderlist) |
| Microsoft Teams: | Ist der primäre Hub für Kollaboration in Teams |
Vorteile: Was bringt Microsoft Teams?
Zentrale Kommunikation: Eine der Hauptmotivationen von Microsoft Teams besteht darin, die gesamte Kommunikation des Unternehmens in einem Tool unterzubringen. Alle Informationen eines Teams werden am selben Ort konzentriert.
Um die Kommunikation zu erleichtern, ist Teams mit SharePoint, OneDrive, Outlook Skype for Business und vielen anderen Anwendungen kompatibel. Teams unterstützt auch eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte: Dokumente, Links, Podcasts, Videos …
Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gemeinsam an denselben Dokumenten arbeiten. Darüber hinaus ist Teams überall dort erreichbar, wo eine Internetverbindung besteht. Und Teams ist auch responsive, das heißt auf Tablets, Mobiltelefon, Computer verfügbar.
Strukturiertes Arbeiten: In jedem Team können unterschiedliche Gesprächskanäle angelegt werden, um die Informationen in Themen zu gruppieren.
Jedes Team kann so strukturiert werden, dass es dem Zweck der Gruppe entspricht. Damit lässt es sich den jeweiligen Bedürfnissen gut anpassen.
Rollen: Wie strukturieren sich Teams?
In jedem Team haben die Mitglieder mehr oder weniger Berechtigungen. Teams-Berechtigungen basieren auf Rollen. Es existieren in Teams drei verschiedene Rollen:
Rolle 1: Team Owner
Benutzer, der das Team erstellt oder die Rolle zugewiesen bekommen hat. Er ist verantwortlich für die Verwaltung, die Team-relevanten Einstellungen und die Mitgliedschaften, einschließlich der Einladungen.
Rolle 2: Mitglieder
Der Benutzer, der zur Teilnahme im Team eingeladen wurde. Die Zugriffsrechte sind beschränkt. Der Benutzer kann nur das sehen, was der Team Owner freigegeben hat.
Rolle 3: Gäste
Microsoft 365 Benutzer, die sich nicht in der Organisation befinden, können vom Team Owner zum Team hinzugefügt werden. Alle Benutzer, die über ein E-Mail-Konto für Geschäftsbenutzer oder Privatanwender (z.B. Gmail, Outlook usw.) verfügen, können als Gäste in Teams teilnehmen. Sie erhalten vollen Zugriff auf Microsoft-Anwendungen innerhalb der Organisation.
Gäste einladen zu können, ist ein wichtiges Element. Damit kann ein Projekt vollständig an einem Ort stattfinden. Informationen gehen nicht verloren, die Kommunikation ist mehr transparent. Jede Person, die im Team involviert ist, ist bekannt und ansprechbar.
Microsoft Teams Verwaltung
Die organisationsweiten Benutzereinstellungen werden vom Microsoft Teams Admin gesteuert. Die Einstellungen lassen sich im Microsoft Teams Admin Center überarbeiten.
Das Verwalten von Teams sollte über den Teams Admin (Owner/Abteilungsleiter) erfolgen.
In der Übersichtstabelle der Mitglieder ist eine Spalte „Rolle“. Hier kann die Berechtigung des jeweiligen Mitglieds aktualisiert werden.
Der Besitzer hat alle Berechtigungen und kann Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Ein hinzugefügtes Mitglied kann Kanäle und Reiter erstellen und das Team verlassen. Mitglieder hinzufügen oder andere löschen, kann nur der Ersteller der Gruppe.
Jedes teamfähige Mitglied mit Berechtigungen zum Erstellen einer Microsoft 365 Gruppe kann ein neues Team erstellen und Eigentümer für dieses Team werden.
Standardmäßig können alle Benutzer mit einem Postfach in Exchange Online Microsoft 365 Gruppen in Teams erstellen.
Herausforderung Teams
Microsoft Teams bietet viel, allerdings sind die Berechtigungsmöglichkeiten beschränkt. Wenn zu viele Mitglieder Gruppen und Kanäle anlegen können, wird Teams sehr schnell unübersichtlich. Wenn ein Mitarbeiter in einem Team arbeitet, kann er noch den Überblick behalten.
Aber wie ist es, wenn er in 10 Teams Mitglied ist? Wie kann ein Team Owner den Überblick über sein Team behalten? Wie ist es, wenn zwei Teams den gleichen Namen tragen?
Anwender beklagen sich, dass sie schnell die Übersicht verlieren. Sie können nicht mehr erkennen, welches Team zuständig ist und wer sich worauf bezieht.
Wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, gibt es nur 3 verschiedene Rollen, die zum Verwalten jeder Gruppe vorhanden sind. Auf diese Weise sind die Berechtigungen sehr standardisiert. Alle Mitglieder haben die gleiche Rechte.
Wenn beispielsweise jedes Mitglied einen Kanal erstellt, wissen die Mitglieder in kurzer Zeit nicht mehr, wo sich die Informationen befinden. Darüber hinaus können auch Kanäle oder Gruppen gleich benannt werden. Erschwerend ist, dass die gesamte Verwaltung von Teams sehr zeitaufwendig ist. Für jedes Team müssen alle Berechtigungen neu definiert werden.
Von der Administrator-Seite gibt es die Klage, dass wichtige Sicherheitsstandards nicht eingehalten werden und sie die Kontrolle verlieren.
Wir möchten Sie unterstützen, gemeinsam in dem Teams-Chaos Ordnung zu schaffen.
Microsoft Teams Management
my-IAM, die Cloud Identity Plattform der FirstAttribute AG, ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Aufgaben zu den Themen „Identität, Autorisierung, Information und Prozesse“ selbst zu erledigen. Ziel ist es, dass Änderungen sofort durch den Anwender durchgeführt werden.
Ein Anwender kann beispielsweise selbst die Berechtigungen für seine Projekte, seine Datenablage oder seine Informationen verwalten. Darüber hinaus hilft my-IAM dem Anwender, Informationen leichter zu finden oder bereitzustellen. Die IT kann Richtlinien vorgeben, dass beispielsweise bei Forschungsprojekten nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens zugeordnet werden können.
Das Teams-Management soll Anwendern und IT-Administratoren gleichermaßen helfen. Für die Anwender wird es leichter, das richtige Team zu finden oder die richtigen Sicherheitseinstellungen für ihr Team vorzunehmen. Die IT-Administratoren können es dem Anwender einfach machen, Teams richtig und nach den Richtlinien des Unternehmens zu verwalten, indem sie Vorlagen bereitstellen.
Weitere Infos
Brauchen Sie Unterstützung, um Microsoft Teams zu implementieren oder um die Verwaltung von Teams mit my-IAM zu optimieren?
Wir freuen uns darauf, Ihnen dabei zu helfen.
