Release von Teams for Notes – Doppelte Einladungen vermeiden
Gehören Sie zu den Unternehmen, die Microsoft Teams nutzen, aber kein Exchange und Outlook haben? Wenn es Sie stört, dass Sie doppelte Einladungen versenden müssen, um ein Meeting zu planen, dann lesen Sie weiter.
Wir stellen Ihnen eine Lösung vor, wie Sie doppelte Einladungen vermeiden, wenn Sie Microsoft Teams und ein anderes E-Mail-System bzw. einen anderen Kalender nutzen. In unserem Praxisbeispiel schauen wir konkret auf HCL Notes und Microsoft Teams.
Gleich zur Lösung der FirstAttribute AG: Teams for Notes
HCL Notes und Microsoft Teams
HCL Notes als E-Mail-Programm
Exchange und Outlook sind weit verbreitete Software-Anwendungen, die in fast allen Unternehmen genutzt werden. Jedoch eben nur “fast”. Es gibt in der Praxis viele Unternehmen, die andere Anbieter verwenden, wie HCL Notes (ehemals Lotus Notes/IBM Notes) oder Google, und ihre E-Mail-Kommunikation und Meeting-Kalender darüber abwickeln.
Eine Mail-Migration zu Exchange ist für viele größere Unternehmen eine zeitaufwendige und kostspielige Sache. Auch deshalb wird an etablierten Anwendungen, wie Notes, festgehalten, da sie funktionieren und ihre Arbeit machen.
HCL Notes bietet beispielsweise eine E-Mail-Client-Software an, mit der E-Mails versendet und typische Kalender-Funktionen abgedeckt sind.
Dies bedeutet, dass im Regelfall Meetings im Notes-Kalender eingetragen und geplant werden können.
Parallele Nutzung von Microsoft Teams
Mit dem Siegeszug von Microsoft Teams als beliebte Kollaborationsplattform haben auch Unternehmen, die Notes oder Google verwenden, die vielen Vorteile von Microsoft Teams erkannt.
Die parallele Nutzung von Anwendungen verschiedener Hersteller, wie Notes und Teams, bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich. Denn viele Funktionalitäten überschneiden sich und die Synchronisierung der Daten ist nicht immer einfach.
Das Planen von Meetings, die in Microsoft Teams stattfinden sollen, stellt eines dar. Denn Teams bietet einen eigenen Teams-Kalender an, der mit dem Outlook-Kalender synchronisiert wird.
In der Tat bietet Teams lediglich eine andere Ansicht des Outlook-Kalenders an, in einer abgespeckten Version. Denn auch hier herrscht keine 1:1 Übereinstimmung: viele typische Kalenderfunktionen fehlen. Jedoch besteht eine enge Verzahnung der beiden Anwendungen, die es in der Praxis einfach machen, Meetings und Termine einzutragen.
Eine einfache Synchronisierung mit dem Notes-Kalender ist dabei nicht vorgesehen.
Microsoft Teams Einladungen erstellen ohne Exchange
Doppelte Kalendereinträge – in HCL Notes und Microsoft Teams
Wird ein Meeting über Teams geplant, dann erscheint dies nur im Teams- bzw. Exchange-Kalender. Damit es im Notes-Kalender erscheint, muss es dort separat eingetragen werden.
Andersherum ist es genauso: wird ein Meeting in Notes geplant, erscheint es nicht automatisch im Teams-Kalender. Notes hat einen eigenen Kalender der von der Microsoft-Welt völlig unabhängig ist.
So müssen Mitarbeiter die Einladungen doppelt eintragen, wenn sie in beiden Systemen hinterlegt und sichtbar sein sollen.
Was geschieht zudem, wenn der Teams Kalender nicht freigeschaltet ist?
Anwendungsfall: Teams Einladungen mit HCL Notes
In unserem Praxisbeispiel nutzt unser Kunde HCL Notes und seit kurzem auch Teams. Letzteres wird ausschließlich als Meeting und Collaboration Software eingesetzt.
Weder der Outlook-Kalender noch der Teams-Kalender werden unternehmensintern genutzt.
Der Kunde braucht eine Möglichkeit, Microsoft Teams Einladungen zu erstellen, ohne den Exchange-Kalender zu verwenden. Die Termine und Einladungen sollen einzig und allein mit Notes erstellt werden.
Lösung: Teams for Notes
Die FirstAttribute AG bietet für einen solchen Anwendungsfall eine einfache Schnittstelle an, die von externen Tools angesprochen werden kann (Rest API).
Außerdem enthält die “Teams for Notes”-Lösung eine Teams Integration und eine Weboberfläche, um Microsoft Teams Links zu erstellen.
Teams for Notes erzeugt eine Session mit einem Teams Meeting Link, mit welchem Teams geöffnet werden kann.
Die Oberfläche und die Rest API kann für Kunden individuell angepasst werden.
Auch externe Personen können ganz normal eingeladen werden. Wenn beim Tippen der Mail-Adresse keine Übereinstimmung gefunden wird mit den Active Directory Benutzern des Unternehmens, wird angeboten, die E-Mail-Adresse zu übernehmen. Der extern Eingeladenen erhalten dann auch alle Chatnachrichten und Dateien aus dem Termin.
Über die FirstAttribute AG
Die FirstAttribute AG ist ein unabhängiges, deutsches Cloud Service- und Software-Unternehmen mit Schwerpunkt Identity & Access Management (IAM) für AD und M365.
Seit der Gründung im Jahre 2001 hat die FirstAttribute viele namhafte mittelständische- und Großunternehmen in Deutschland und international erfolgreich unterstützt.
Unsere Softwareentwicklung fokussiert sich auf innovative Lösungen, die Unternehmen in täglichen Routineaufgaben entlasten und langfristig Zeit und Kosten sparen.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über Teams for Notes oder unsere IAM Software erfahren möchten.
